Directiesecretaris

Het kabinet staat de korpschef en de directeurs administratief bij. Het takenpakket bestaat onder meer uit het behandelen en bijhouden van de briefwisseling, dienstnota's, interne verspreiding van richtlijnen afkomstig van diverse instanties en verslaggeving van vergaderingen.

DE FUNCTIE

DIRECTIESECRETARIS

Als directiesecretaris op het kabinet neem je volgende taken op jou:

1. Leiding van de dienst

Medewerkers coachen met als doel ontplooien van de aanwezige talenten.
Het takenpakket van de dienst coördineren en sturen in functie van de organisatiedoelen.
De teamwerking binnen de dienst mee helpen stimuleren en uitbouwen.

2. Het kabinet mee ondersteunen in de dagelijkse werking

Het bijhouden van de agenda van de korpschef en het directiecomité
Instaan voor het eerste onthaal van bezoekers op het kabinet Het beantwoorden van telefoons en op een gepaste manier reageren.
Informatie bundelen die via de verschillende kanalen binnenkomt. Je zorgt dat daar een eenduidig gevolg aan gegeven wordt. Dit houdt onder andere het coördineren en opvolgen van de workflow in.
Het opvragen van informatie bij interne en externe partners wanneer nodig voor het maken van een dossier.
Administratieve ondersteuning bij vergaderingen (reserveren vergaderruimte, verslaggeving, opvolging to do’s uit de vergadering)
Het plaatsen van mededelingen op intranet.
Het mee organiseren van vieringen van nieuwe medewerkers en gepensioneerden, korpsdag, nieuwjaarsreceptie, politiedag,…

3. Kwaliteitscontrole en optimalisatie van de werking van het kabinet

Het optimaliseren en verfijnen van de bestaande procedures door te kijken naar good practices en door lessen te trekken uit opgedane ervaringen.
Inzetten op synergie en samenwerking binnen en buiten het korps zodat het kabinet zijn rol als ondersteunende dienst maximaal kan vervullen.

WIE ZOEKEN WE?

VEREISTEN

Je bent houder van een diploma Office Management of een vergelijkbare opleiding waaruit blijkt dat de competenties verworven tijdens de opleiding vergelijkbaar zijn met de competenties verworven in een Office Management;
Het gaat over een diploma dat in aanmerking wordt genomen voor de aanwerving in niveau B;
Je ervaring in een gelijkaardige functie is een meerwaarde maar is niet vereist;
Je voldoet aan de nationaliteitsvoorwaarde en moraliteitsvoorwaarde.

KERNCOMPETENTIES PZ OOSTENDE

Klantgerichtheid
Samenwerken
Integriteit
Zichzelf ontwikkelen

FUNCTIESPECIFIEKE COMPETENTIES

Coping
Communicatief vaardig
Team aansturen
Oplossingsgericht werken
Informatie analyseren

ONS AANBOD

Tewerkstelling in ons modern gebouw (Lijndraaiersstraat 5, 8400 Oostende);
Je start op loonschaal B1A, vraag een loonsimulatie voor een berekening op maat;
Een aantal extra voordelen zoals hospitalisatieverzekering, fietsvergoeding of gratis gebruik van OV voor woon-werkverkeer en personeelskortingen;
We bieden een contract van bepaalde duur, met kans op omzetting naar onbepaalde duur na zes maanden;
Een flexibele werkweek van 38 uren, 34 verlofdagen en 13 feestdagen;
De mogelijkheid om bij te leren: on the job en door opleidingen te volgen.